Factura electrónica obligatoria: guía rápida para 2025

¿Qué es la factura electrónica obligatoria?

En 2025, la factura electrónica dejará de ser una opción y pasará a ser una obligación legal. Afectará a miles de autónomas y pequeñas empresas en toda España.

Si todavía no tienes claro cómo funciona una factura electrónica, aquí tienes la guía completa..

La Ley 18/2022(Ley Crea y Crece) impulsa este cambio. Busca mejorar la gestión de los impuestos, evitar retrasos en pagos y ayudar a digitalizar los negocios.

Si trabajas desde casa, puede que esto te parezca un reto técnico. Pero no te preocupes: en realidad, es una gran oportunidad para profesionalizar tu proyecto. También te ayudará a llevar tu contabilidad de forma más simple y ordenada.

Si estás empezando a digitalizar tu actividad, te recomiendo esta guía para saber cómo digitalizar tu trabajo sin estrés.

En esta guía rápida te explicamos, con lenguaje claro y ejemplos prácticos, qué pasará con la factura electrónica en 2025 y cómo puedes estar lista sin complicaciones.

¿Por qué es obligatoria a partir de 2025?

La Ley Crea y Crece, aprobada en 2022, trae un cambio importante. A partir de 2025, muchas autónomas y pequeñas empresas deberán emitir facturas electrónicas.

El objetivo de esta ley es claro. Quiere facilitar la digitalización, reducir la morosidad y mejorar el control fiscal. Ya no vale con enviar una factura en PDF o hecha en Word. Ahora hay que usar sistemas compatibles con la normativa.

Este cambio afecta tanto a grandes como a pequeñas. No importa si trabajas desde casa o tienes un negocio local. La obligación será igual para todas.

La buena noticia es que no necesitas ser experta en tecnología. Con las herramientas adecuadas, puedes adaptarte sin complicaciones.

En palabras simples: si vendes servicios o productos y facturas a otras empresas, necesitarás hacerlo de forma electrónica.

¿Quiénes estarán obligados a usarla?

A partir de 2025, muchas profesionales deberán usar la factura electrónica.
Esta obligación afecta especialmente a:

• Autónomas registradas en Hacienda
• Pequeñas empresas que facturan a otras empresas
• Emprendedoras que ofrecen servicios de forma habitual

La norma no aplica si solo emites facturas esporádicamente a particulares.
Pero si trabajas con otras empresas, la factura electrónica será obligatoria.

Si eres autónoma y usas Excel o Word para facturar, es momento de cambiar.

¿Cuál es el calendario oficial de implantación?

La factura electrónica será obligatoria en España de forma progresiva. El gobierno ha definido dos fases, según el tamaño del negocio:

¿Cuándo deben adaptarse las grandes empresas?

Desde 2025, será obligatoria para autónomos y empresas con facturación superior a 8 millones de euros.

Tendrán que emitir y recibir facturas electrónicas de manera exclusiva.

¿Cuándo afecta a autónomos y pequeños negocios?

El resto de autónomas y pequeñas empresas deberán adaptarse en los siguientes 12 meses desde la aprobación técnica del sistema.

Aún no hay fecha exacta, pero se espera que sea entre finales de 2025 y principios de 2026.

¿Qué pasos debes dar ahora para prepararte?

Aunque no estés en la Fase 1, te recomendamos empezar a prepararte.
Cuanto antes comiences, más fácil será la transición.

¿Qué debes tener para emitir factura electrónica?

Para emitir facturas electrónicas de forma legal en 2025, necesitas cumplir con algunos requisitos básicos. No te preocupes, son pasos simples y hay herramientas gratuitas que pueden ayudarte.

¿Cómo obtener un certificado digital válido?

Es indispensable tener un certificado digital. Este documento verifica tu identidad y permite firmar tus facturas electrónicamente.
Puedes obtenerlo fácilmente a través de la FNMT o tu comunidad autónoma.

¿Qué software necesitas?

Necesitas un programa que permita generar y enviar facturas electrónicas. Algunos ejemplos conocidos:

• Facturae (gratuito y oficial)
• Quipu
• Holded
• Billin

Estos programas te permiten crear facturas en el formato requerido por la ley y enviarlas automáticamente a tus clientes o a la administración.

Si quieres comparar opciones, aquí tienes una guía con los mejores programas de factura electrónica para autónomos.

¿Qué es y cómo valida la firma electrónica?

Cada factura debe ir firmada electrónicamente. El propio software lo hace por ti si tienes el certificado digital instalado.
Además, las facturas deben cumplir el formato estructurado XML, según el estándar Facturae.

¿Qué pasa si no cumples la normativa?

Aunque la Ley 18/2022 establece que la factura electrónica será obligatoria a partir de 2025, todavía no se han publicado sanciones concretas por no cumplir.
Aun así, ignorar esta obligación puede traerte complicaciones innecesarias en tu día a día.

Adaptarse a tiempo no solo evita problemas, sino que también te ahorra estrés y mejora tu organización.

Errores comunes a evitar

• Seguir usando solo facturas en papel o en Word/PDF, sin sistema válido.
• No firmar electrónicamente las facturas, aunque las envíes por email.
• Desconocer el formato correcto (Facturae) y enviarlas en formatos no válidos.
• No guardar copia estructurada de cada factura, como exige la normativa.

Muchos de estos errores son fáciles de evitar si usas un programa compatible.

Riesgos con la Agencia Tributaria

Si la normativa ya está activa y tú no estás cumpliéndola, Hacienda podría:

• Requerirte información o explicaciones sobre tus facturas.
• Incluirte en revisiones o inspecciones rutinarias.
• En el futuro, aplicarte sanciones económicas, especialmente si el incumplimiento es reiterado.

Por eso, cuanto antes empieces, mejor. Así evitarás errores y estarás preparada cuando la ley se aplique por completo.

¿Cómo prepararte para facturar electrónicamente?

Prepararte para emitir facturas electrónicas en 2025 no tiene que ser difícil. Aquí tienes una guía rápida, clara y directa.

Acciones paso a paso

1. Solicita tu certificado digital.
   Lo puedes obtener gratis desde la FNMT o tu comunidad autónoma.
2. Elige un programa de facturación compatible.
   Asegúrate de que esté adaptado al formato electrónico (Facturae, Quipu, Holded, etc.).
3. Prueba el envío de facturas electrónicas.
   Haz tests antes de 2025 para evitar errores.

Consejos para empezar desde hoy

• No esperes a última hora. Empieza con una prueba.
• Usa versiones gratuitas de software para practicar.
• Guarda una copia de seguridad de tus facturas.
• Si te abruma lo técnico, pide ayuda. Hay asesores que pueden guiarte.

Preguntas frecuentes sobre la factura electrónica

¿Puedo seguir usando Excel o Word?

No. Desde 2025, deberás usar un programa que permita generar facturas electrónicas con formato estructurado.

¿Qué hago si no tengo certificado digital?

No podrás firmar facturas legalmente. Es lo primero que debes conseguir. Puedes pedirlo online.

¿La normativa es igual en toda España?

Sí. Es una ley estatal (Ley 18/2022). Afecta a toda España.

Preparada para 2025

Cambiar a la factura electrónica es una oportunidad para organizarte mejor, dar una imagen más profesional y ahorrar tiempo.

Aunque suene técnico, puedes hacerlo paso a paso, con herramientas gratuitas y guías como esta.

Ahora que ya lo tienes claro, empieza con calma y sin prisas. ¡2025 te espera preparada!